Cẩm nang về ứng dụng hàm countif, countifs và cách áp dụng vào quản lý từng công việc cụ thể

Hàm đếm có điều kiện countif, countifs được sử dụng khá phổ biến khi làm việc trong excel hoặc google sheet. Nếu như bạn đang muốn đếm số lượng các ô đáp ứng 1 hay nhiều điều kiện khác nhau thì hàm countif, countifs đích thị là sinh ra để làm việc này cho bạn một cách tự động. Bài viết này sẽ khá dài và chi tiết, với mong muốn mang đến cho bạn 1 cuốn cẩm nang bách khoa toàn thư về ứng dụng hàm countif và countifs. Xcel sẽ luôn cập nhật những thông tin mới nhất, hữu ích nhất trong từng bài viết của mình để phục vụ các bạn nhé.

1. Hàm đếm có điều kiện countif, countifs là gì?

Hiểu nôm na, hàm countif chính là hàm kết hợp giữa hàm đếm count và hàm điều kiện ‘if’. Đếm số lượng ô đáp ứng 1 tiêu chí duy nhất sẽ dùng countif, đếm số lượng ô đáp ứng nhiều tiêu chí sẽ dùng countifs. Cùng xem chi tiết cú pháp và cách dùng 2 hàm này ngay bên dưới nhé.

2. Cú pháp hàm của countif, countifs

2.1. Cú pháp của hàm countif trên Google Sheet

=COUNTIF(Range; Criteria)

Trong đó:

  • Range – dải ô: sẽ là phần vùng bạn muốn đếm dữ liệu.
  • Criteria – tiêu chí: Đây là điều kiện mà bạn muốn chọn lọc để đếm trong dải ô trên. Có thể là số, biểu thức, tham chiếu ô hoặc văn bản. Ví dụ 1 số biểu thị của tiêu chí như: 5, “>5”, A1, hay “đã giao hàng”… Nếu là ký tự, không phải số hay ô tham chiếu, bạn cần cho vào trong dấu ngoặc kép để Excel hiểu đúng ý của bạn nhé.

2.2. Cú pháp của hàm countifs trên Google Sheet

=COUNTIFS (criteria_range1; criteria1; [criteria_range2; criteria2] …)

Trong đó:

  • criteria_range1: Là dải ô, phạm vi 1 áp dụng cho điều kiện 1
  • criteria1: – điều kiện 1 sẽ nằm ở đây. cho dạng số, ô tham chiếu, chuỗi văn bản, một mảng hoặc một hàm Excel khác vào tùy theo nhu cầu đếm của bạn. Tiêu chí này sẽ xác định những ô tính nào sẽ được đếm.Ví dụ 1 số hiển thị của tiêu chí như: 5, “>5”, A1, hay “đã giao hàng”… Nếu là ký tự, không phải số hay ô tham chiếu, bạn cần cho vào trong dấu ngoặc kép để Excel hiểu đúng ý của bạn.
  • [criteria_range2, criteria2]…: Đây sẽ là các điều kiện bổ sung mà bạn muốn áp dụng đồng thời cùng với điều kiện 1 phía trên. Vẫn có cấu trúc như điều kiện 1: dải ô 2; điều kiện 2; dải ô 3; điều kiện 3… Cái hay của nó đó chính là bạn có thể nhập tới 127 cặp điều kiện trong công thức này cơ nên đừng giới hạn những dữ liệu nào mình có thể đếm được theo nhu cầu của mình nhé.

Lưu ý: 

  • Mỗi dải ô bổ sung dải ô 2, dải ô 3… trong công thức Countifs phải có cùng số hàng và cột như dải ô đầu tiên (đối số criteria_range1).
  • Có thể đếm những vùng dữ liệu liền kề không liền kề, chỉ cần đáp ứng đúng lưu ý Xcel vừa nêu phía trên.
  • Nếu điều kiện là một tham chiếu đến 1 ô trống, hàm countif, countifs sẽ xử lý nó như một giá trị bằng không. 
  • Nếu bạn đang dùng hàm trên trang tính Excel thì công thức hàm vẫn giữ nguyên, chỉ cần thay dấu “;” thành dấu “,” nhé.

3. Ứng dụng hàm countif và countifs

Hàm countif, countifs thường sẽ được ứng dụng để giúp bạn trong những trường hợp sau:

3.1.  Đếm ô có ký tự và chữ số trùng khớp với điều kiện

  • Đáp ứng một điều kiện:

Nhìn xuống bảng phía dưới, giả sử bạn muốn đếm xem có bao nhiêu đơn hàng đã được thanh toán.

Với công thức: =countif(E1:E8;G2), hàm countif sẽ giúp bạn đếm trong vùng chọn từ E1:E8, có bao nhiêu ô chứa nội dung giống với ô tham chiếu G2 là “Đã thanh toán”. Kết quả sẽ ra là 4, tương tự với các đơn hàng “Chưa thanh toán”, kết quả sẽ ra là 3.

  • Đáp ứng đồng thời nhiều điều kiện (AND LOGIC):

Vẫn từ bảng trên, nếu bạn muốn đếm số lượng đơn hàng chứa sản phẩm yến thô, đồng thời đã được thanh toán. Ở đây mình sẽ có 2 điều kiện song song để hàm đếm kết quả: điều kiện 1 là đếm trong dải ô B2:B8 có “yến thô”, điều kiện 2 là đếm trong dải ô E2:E8 có “Đã thanh toán”.

3.2. Đếm ô có chứa hoặc bắt đầu/kết thúc với ký tự và chữ số (ký tự đại diện)

Có thể dùng ký tự đại diện: Dấu chấm hỏi (?) hoặc dấu sao (*) trong phần criteria – điều kiện của công thức hàm countif. Một dấu chấm hỏi (?) khớp với một ký tự đơn lẻ bất kỳ. Một dấu sao (*) khớp với 1 hoặc nhiều từ (chuỗi ký tự bất kỳ). 

Hãy cùng xem những ví dụ dưới đây cho dễ hiểu hơn nhé.

  • Ví dụ 1:  Ta có 1 danh sách tên học sinh như bảng trên. Bài toán đặt ra cần đếm số người có tên là Thư.

Phân tích một chút, những người tên Thư sẽ có kết thúc bằng chữ “Thư”, vậy ta sẽ dùng hàm countif để đếm những ô có kết thúc bằng chữ “Thư”:

= countif(A1:A11;”*Thư”)

Kết quả sẽ là 3, bao gồm: Nguyễn Vũ Anh Thư, Đỗ Anh Thư và Nguyễn Đoàn Thư. Riêng tên Trần Thư Hoàn cũng có chữ “Thư” nhưng không nằm ở chữ cuối cùng nên không được đếm. 

  • Ví dụ 2: Nếu bài toán yêu cầu đếm số người có tên đệm là Huyền, ta sẽ dùng hàm countif để đếm những ô có từ ở giữa là chữ “Huyền”. Yên cầu trước và sau chữ Huyền phải có ký tự.

= countif(A1:A11;”*Huyền*”)

Kết quả sẽ là 2, bao gồm: Nguyễn Huyền Trang và Nguyễn Huyền Anh. Riêng Nguyễn Thị Thu Huyền thì chữ “Huyền” không nằm ở giữa nên không được đếm. 

3.3. Đếm ô trong điều kiện so sánh lớn hơn, nhỏ hơn hoặc bằng, hay đếm trong khoảng số cụ thể

Đây cũng là 1 trong những ứng dụng hàm countif và countifs thường hay dùng đến ở 1 số lĩnh vực như quản lý kho hàng, quản lý điểm học sinh, sinh viên, quản lý review, đánh giá chất lượng… Trong 1 số file dữ liệu cụ thể, bạn sẽ cần đến việc đếm những ô khớp với điều kiện lớn hơn, nhỏ hơn hoặc bằng 1 định mức nào đó. Ví dụ như, khi quản lý hàng tồn kho, số lượng tồn kho vượt mức cũng là vấn đề đáng lo ngại. Mỗi 1 loại sản phẩm, bạn sẽ đặt ra định mức tồn kho cho phép. Bạn cần biết được hiện tại ở cửa hàng đang có bao nhiêu mặt hàng đang bị nhiều hơn hoặc ít hơn lượng tồn kho cho phép để có kế hoạch đẩy hàng hoặc nhập hàng kịp thời. 

Giả sử trong bảng dữ liệu dưới đây, chúng ta cần đếm số lượng sản phẩm có tồn kho vượt mức 40. Áp dụng công thức hàm countif như sau:

=countif(B20:B23;”>40”)

Kết quả thu được sẽ là 2 (đó là Yến tươi tồn kho 48, Hũ chưng sẵn tồn kho 70).

Chắc chắn với từng độc giả của Xcel cũng đều đang có những bài toán khác nhau để xử lý, áp dụng hàm đếm điều kiện countif và countifs. Xcel sẽ cập nhật thêm nội dung về Những ứng dụng thực tế trong các công việc của hàm countif và countifs. Cùng chờ đợi nhé!

Các bài viết khác